Projekt-Leitfaden zur Installation von sync4 und einem Shop System

sync4® ist eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop. Für die Funktion der Middleware sync4® spielen die unterschiedlichsten Einflüsse und externen Faktoren seitens der unterschiedlichsten Online-Shops und der Warenwirtschaften eine große Rolle. […]

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Projektablauf

Sie finden hier den Leitfaden einer sync4® Integration und für ein Shop Projekt

sync4 Projekt

Der zeitliche Rahmen eines sync4 Projektes liegt durchschnittlich bei 3 Wochen. Projektzeiten können sich stark verzögern, wenn angeforderte Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

  • Sie bestellen sync4 anhand Ihres Angebotes oder über unseren Shop.
  • Wir benötigen die Vertragsanschrift des Kunden, bei Vermittlung über einen Partner.
  • Sie erhalten eine Proforma- oder Abschlagsrechnung, die im Voraus zu zahlen ist.
  • Sie erhalten einen Software-Aktualisierung-Service-Vertrag und den ADV-Vertrag, der im Voraus zu unterschreiben ist.
  • Das SEPA Lastschrift Mandat ist von Ihnen zu bestätigen und dient der späteren monatlichen oder jährlichen Abrechnung der Softwareaktualitätskosten.
  • Nach Eingang der Zahlung und des Software-Aktualisierung-Service-Vertrags wechselt Ihr Auftrag in die Technik und Sie erhalten die Informationen aus dem Ticketsystem.
  • Der Versand der Download-Informationen für die sync4 Software Lizenz erfolgt nach Buchung der Zahlung und wird Ihnen per Ticketsystem übermittelt. (ca. 5 Tage)
  • Bei 1und1, Strato, Telekom oder Hosteurope Shops benötigen wir die Freigabe der Kommunikationsschnittstelle von ePages. Dieser Prozess kann bis zu 2 Wochen dauern.
  • Die Überprüfung der Systemvoraussetzung erfolgt in Ihrem Haus durch Ihren Systemadministrator und ist für uns verbindlich.
  • Die 30 Tage Rückerstattungs-Garantie beginnt mit Lieferung der Download Lizenz doch spätestens am Tag der Installation und Freischaltung.
  • Wenn alle Voraussetzungen erfüllt und alle Eckdaten vorhanden sind, kann eine sync4 Installation innerhalb von 14 Werktagen erfolgen. 
  • Die Terminplanung und Abstimmung für die Installation durch Dupp, erfolgt mit unserer Technik über das Ticketsystem.
  • Installation des aktuellen SQL Servers mit gemischter Authentifizierung und SQL Management Studio. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass der SQL Server so konfiguriert ist, dass er von allen Clients erreicht werden kann. (Firewall, Virenscanner, etc.) Die zu erfüllenden Voraussetzungen finden Sie in den Systemvoraussetzungen. Sie entsprechen den Microsoft Anforderungen und Vorgaben.
  • Während des Termins wird sync4 installiert, Lizenz-Daten registriert und ein Shop Mandant angelegt.
  • Die Aktivierung der Shop-Erweiterung für sync4 findet bei der Installation statt.
  • Bei einem aktiven Liveshop benötigen wir während der Testphase einen Klon oder einen zweiten Testshop. Dieser ist im Vorfeld bereitzustellen.
  • Ist kein Testshop vorhanden, ist vom Liveshop eine aktuelle und permanente Datensicherung durch den Kunden bereit zu stellen.
  • Wir gehen grundsätzlich von einem vorhandenen Backup Ihres anzubindenden Liveshops aus.
  • Die Verbindung zur Warenwirtschaft und zum Test- oder Liveshop wird hergestellt und getestet.
  • Demodaten werden von der Warenwirtschaft zum Shop synchronisiert.
  • Anschließend erfolgt die Anwenderschulung in die Software sync4, in die Benutzung des Handbuchs und des Support-Ticketsystems.
  • Anwendungsschulung für max. 2-3 Mitarbeiter über TeamViewer oder in MS-Teams.
  • Mögliche Pflege von Artikel-Erweiterungen durch Sie oder Ihr Team.
  • Übertragungen von Artikeln und Bestellungen sind durch Sie zu testen und ggf. zu korrigieren.
  • Nach Freischaltung beginnt der für 3 Monate kostenfreie Support über das Ticketsystem.
  • Je nach Vorgabe sollte eine Testphase von mindestens 4 Wochen angesetzt werden.
  • Die Testphase wird abgeschlossen und das Livesystem wird aktiviert/angebunden.
sync4® ist als Middleware von vielen Faktoren und Komponenten abhängig. Daher empfehlen wir Ihnen, im Vorfeld eine Projektphase von mindestens 8-12 Wochen einzuplanen. Sollten Sie Funktionen benötigen, die sync4 im Standard nicht abdeckt, besteht somit auch die entsprechende Zeit, um kostenpflichtige Sonderprogrammierungen vornehmen zu können. Während der Projektphase sollten Sie immer in ein Test-Shop-System übertragen. Wenn Sie keinen Testshop zur Verfügung haben, können Sie diesen gerne bei uns beantragen.

Shopumsetzung und Shopdesign

Der zeitliche Rahmen eines Shop Projektes mit Installation und Template Umsetzung liegt durchschnittlich bei 20 Wochen. Grundsätzlich besteht eine Mitwirkpflicht aus Ihrem Hause, um geforderte Daten und Informationen zeitnah (max. 4 Tage) zu liefern. Projekte können sich stark verzögern, wenn fehlende Informationen nicht schnell geliefert werden, da geblockte Zeitfenster sich durch parallel laufende Projekt stark verschieben.

Shopware 6 oder Gambio Installation

Der zeitliche Rahmen einer Shop Installation ohne Design liegt durchschnittlich bei 3 Wochen. Projektzeiten können sich stark verzögern, wenn angeforderte Daten nicht zeitnah von Ihnen geliefert oder umgesetzt werden.

  • Sie bestellen Ihren Shopware Shop anhand Ihres Angebotes.
  • Wir benötigen die Vertragsanschrift des Kunden, bei Vermittlung über einen Partner.
  • Sie erhalten je nach Auftragsvolumen eine Vorkassenrechnung oder Abschlagsrechnung, die im Voraus zu zahlen ist.
  • Sie erhalten eine Shopware Programmiervertrag und den AV-Vertrag, der im Voraus zu unterschreiben ist.
  • Dieser Vorgang ist mit ca. 2 Wochen zu veranschlagen.
  • Nach Eingang der Zahlung, des Programmiervertrags und des AV-Vertrags werden wir Ihnen einen Link für weitere Projekt Fragen zusenden. Dieser ist von Ihnen auszufüllen und mit den notwendigen Informationen anzureichern.
  • Wir fordern Zugangsdaten für die Installation des Shopsystems bei Ihnen an.
  • Wir prüfen die Voraussetzung des Providers auf Eignung für Shopware. Bei einer negativen Prüfung informieren wir Sie über den möglichen Provider-Wechsel.
  • Die Shopsoftware wird installiert und die notwendigen Plugins eingerichtet. Die Installation des reinen Grundsystems (ohne Template und Design) wird kurzfristig umgesetzt.
  • Zahlungsmodule, Versandmodule werden je nach Auftragsbestandteil besprochen, installiert und abschließend durch den Kunden getestet.
  • AGB, Impressum, Datenschutzvereinbarung, Versandbedingungen und weitere Content-Daten werden durch Sie als digitales Textdokument (z.B. Word) geliefert und von uns geprüft sowie eingebaut. Wir gehen immer davon aus, dass Ihre Dokumente rechtlich geprüft wurden. Eine erneute Prüfung durch die Firma Dupp findet nicht statt.
  • Grundsätzlich besteht eine Mitwirkpflicht aus Ihrem Hause, um geforderte Daten und Informationen zeitnah (max. 4 Tage) zu liefern. Projekte können sich stark verzögern, wenn fehlende Informationen nicht schnell geliefert werden, da geblockte Zeitfenster sich durch parallel laufende Projekte stark verschieben.
  • Die Anbindung von sync4 kann erst nach der Installation des Shopware Shopsystems stattfinden.
  • Dieser Vorgang ist mit ca. 3 Wochen zu veranschlagen
  • Sie erstellen oder übertragen mit sync4 Musterartikel in Ihren neuen Onlineshop. Dieser dient auch als Gestaltungsvorlage für das zu erstellende Template.
  • Nach Einspielen des Templates und Umsetzung der beauftragten Leistungen ist der Auftrag erfüllt und die Endrechnung wird erstellt.

Template und Design für Ihren Shop

Der zeitliche Rahmen eines Projektes liegt durchschnittlich bei 18 Wochen, unterscheidet sich jedoch je nach Umfang und Ressourcen von Auftraggeber und Auftragnehmer. Projektzeiten können sich stark verzögern, wenn angeforderte Daten nicht zeitnah von Ihnen geliefert oder umgesetzt werden.

  • Als Erstes erhalten Sie einen Link mit Fragen und Vorgaben, die sie uns beantworten und anliefern müssen.
  • Anhand des von Ihnen ausgefüllten Frageformulars und nach Zulieferung von Daten, Bildern und Firmenlogo, findet das erste Vorgespräch zum Designwunsch statt.
  • Nach Sammlung aller Daten erstellen wir einen ersten Designvorschlag.
  • Dieser Vorgang ist mit ca. 2 Wochen zu veranschlagen.
  • Die Vorbereitungen für Ihren grafischen Entwurf werden zusammengestellt.
  • Die Erstellung Ihres grafischen Entwurfs ist ein kreativer Prozess und benötigt auch eine entsprechende Zeit, um kreative Designelemente zu entwerfen.
  • Der Designentwurf wird Ihnen als Dokument im Ticketsystem übermittelt.
  • Das Design wird mit Ihnen besprochen und in bis zu drei Korrekturläufen nach Kundenwunsch angepasst.
  • Dieser Vorgang ist mit ca. 5 Wochen zu veranschlagen.
  • Sobald der Webdesigner eine schriftliche Freigabe zur Umsetzung des ausgearbeiteten Entwurfs bekommen hat, beginnt die eigentliche Umsetzungs-Phase des Projektes.
  • Die Realisierung des grafischen Entwurfs in den programmierten Code der Webseite erfolgt in einer lokalen Entwicklungsumgebung.
  • Dieser Vorgang ist mit ca. 9 Wochen zu veranschlagen.
  • Nach der Installation in Ihrem Test- oder Livesystem erfolgt die Zahlung eines weiteren Abschlags oder je nach Projekt auch die Zahlung der Endabrechnung.
  • Sie haben nun die Gelegenheit, das Theme mit den eigenen Live-Daten zu prüfen und eventuelle Fehldarstellungen zu dokumentieren.
  • Grundsätzlich besteht eine Mitwirkpflicht aus Ihrem Hause, um geforderte Daten und Informationen zeitnah (max. 4 Tage) zu liefern. Projekte können sich stark verzögern, wenn fehlende Informationen nicht schnell geliefert werden, da geblockte Zeitfenster sich durch parallel laufende Projekte stark verschieben.
  • Wir arbeiten ab jetzt nur im „4 Augen“ Prinzip und Ihre Aufgabe ist die Prüfung Ihrer Wünsche und Vorstellungen.
  • Nach Eingang der weiteren Zahlung werden im Rahmen der Optimierung mögliche Fehler und Feinheiten behoben.
  • Sie werden nun in der Bedienung des Shopsystems geschult und haben die Gelegenheit, weitere Inhalte selbst anzulegen.
  • Dieser Vorgang ist mit ca. 2 Wochen zu veranschlagen.
  • Das Projekt gilt als abgeschlossen, sobald Sie Ihren Shop live schalten und eigenständig Inhalte und Artikel pflegen können.
  • Innerhalb eines zusätzlich gebuchten Wartungsvertrages übernehmen wir gerne die Wartung, Pflege und Aktualisierung durch Updates Ihres Onlineshops.
  • Alternativ besteht die Möglichkeit, einen Support über 09001 000 253 in Anspruch zu nehmen.

Abnahmeprotokoll vor GoLive

Nach der Installation und Template Umsetzung müssen Sie Ihren neuen Shop intensiv testen. Fehler oder kleine Anpassungen werden nach Ihrer Rückmeldung durch uns angepasst. Sie erhalten anschließend ein Abnahmeprotokoll, welches sie ausfüllen, gegenzeichnen und uns zusenden. Sollten Sie einen oder mehrere Punkte nicht freigeben wollen oder können, wird ein geplanter „GoLive“ Termin grundsätzlich verschoben, bis auch diese Punkte abgearbeitet und freigegeben sind. Bitte beachten Sie, dass sich ein vereinbarter Termin für den Livegang Ihres Onlineshops durch weitere Anpassungen und Ihrer Gegenprüfung stark verzögern kann. Auch dieses Szenario mit der abschließenden Prüfung durch Sie müssen Sie in Ihre Zeit Planung einbeziehen.

Bereits eine Änderung oder ein zusätzlicher Wunsch, der im Nachgang angeboten und umgesetzt wird, hat grundsätzlich eine Verschiebung des „GoLive“ Termins zur Folge. 

Weitere Shops, Amazon oder Ebay

  • Sie bestellen einen weiteren sync4 Shop (Amazon, eBay) Mandanten auf Grundlage unseres Angebotes. Bei einer Amazon oder eBay Anbindung muss ein bereits fertig installierter Reseller Account vorliegen und vorhanden sein.
  • Sie erhalten eine Proforma- oder Abschlagsrechnung, die im Voraus zu zahlen ist.
  • Nach Eingang der Zahlung wechselt Ihr Auftrag in die Technik und Sie erhalten nun die Terminplanung für die Installation des neuen Mandanten über unser Ticketsystem.
  • Während des Termins wird innerhalb des bereits installierten sync4 ein weiterer Shop (Amazon, eBay) Mandant angelegt.
  • Die Aktivierung der zusätzlichen Shop-Erweiterung für sync4 findet bei der Installation statt.
  • Bei weiteren aktiven Liveshops benötigen wir während der Testphase einen Klon oder einen weiteren Testshop. Dieser ist im Vorfeld bereitzustellen.
  • Ist kein Testshop vorhanden, ist vom Liveshop eine aktuelle und permanente Datensicherung durch den Kunden bereit zu stellen.
  • Wir gehen grundsätzlich von einem vorhandenen Backup Ihres anzubindenden weiteren Liveshops aus.
  • Eine weitere Anbindung zur Warenwirtschaft und zum weiteren Testshop System wird hergestellt und getestet.
  • Demodaten werden von der Warenwirtschaft zum Testshop synchronisiert.

Programmierung und Dienstleistungen

  • Sie bestellen eine sync4 Programmierung oder Dienstleistung anhand Ihres vorangehenden Angebotes.
  • Sie erhalten eine Proforma- oder Abschlagsrechnung, die im Voraus zu zahlen ist.
  • Bei vorhandenen SEPA Lastschrift Mandat buchen wir die Leistung unmittelbar ab.
  • Nach Eingang der Zahlung der Software-Programmierung wechselt Ihr Auftrag in die Technik und Sie erhalten nun die Informationen aus dem Ticketsystem.
  • Je nach Umfang und Aufkommen kann eine Umsetzung der Programmierung mehrere Tage bzw. Wochen in Anspruch nehmen.
  • Grundsätzlich besteht eine Mitwirkpflicht aus Ihrem Hause, um geforderte Daten und Informationen zeitnah (max. 4 Tage) zu liefern. Programmierungen können sich stark verzögern, wenn fehlende Informationen nicht schnell geliefert werden, da geblockte Zeitfenster sich durch parallel laufende Projekt stark verschieben.
  • Die Terminplanung für die Installation der Erweiterung / Programmierung erfolgt mit unserer Technik über das Ticketsystem.
  • Während des Fernwartungstermins wird die Programmierung installiert.
  • Bei einem aktiven Liveshop benötigen wir während des Tests der Programmierung einen Klon oder einen zweiten Testshop. Dieser ist im Vorfeld bereitzustellen.
  • Ist kein Testshop vorhanden, ist vom Liveshop eine aktuelle und permanente Datensicherung durch den Kunden bereitzustellen.
  • Wir gehen grundsätzlich von einem vorhandenen Backup Ihres anzubindenden Liveshops aus.
  • Dienstleistungen und Programmierungen werden ausschließlich gegen Vorkasse oder Lastschrift erbracht und umgesetzt.
  • Ein Zahlungsziel für Dienstleistungen ist nicht möglich.

Information über mögliche Zusatzkosten

Wir können alle Onlineshopsysteme nur im Standard mit den Funktionen der sync4® Funktionsübersicht unterstützen. Viele Shopsysteme sind Opensource-Produkte und werden von vielen Programmierern erstellt. Somit gibt es z.B. für Shopware Tausende Add-ons. Je nach eingebundenem Add-on oder Modul, kann Ihr Shop im Standard verändert und die Funktion von sync4 beeinflusst werden. Nur ein kleiner Teil der Module ist so programmiert, dass eine entsprechende Anbindungs-Erweiterung (z.B. API, Webservice) integriert ist. Bitte beachten Sie daher, dass für die Anbindung oder Erweiterung zusätzliche Kosten für die Dienstleitung der Implementierung entstehen können.

Voraussetzung

Systemvoraussetzungen zur Installation von sync4®

Bitte prüfen Sie die Systemvoraussetzungen zur Installation der Schnittstelle.